Każdy wniosek składany przez internet do organów administracji państwowej (np. do urzędu skarbowego, ZUS) musi być podpisany z wiążącą mocą prawną. Dziś wiele spraw można załatwić w ten sposób online, korzystając z Profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego. Co zatem różni podpis kwalifikowany od Profilu zaufanego?
Profil zaufany i podpis kwalifikowany w świetle przepisów prawa
Zgodnie z art. 3 ust. 14 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2019 r. poz. 700), profil zaufany oznacza środek identyfikacji elektronicznej, zawierający zestaw danych identyfikujących i opisujących osobę fizyczną.
Zgodnie z art. 20aa ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, profil zaufany umożliwia podmiotom publicznym na uwierzytelnienie osoby fizycznej, zaś profil osobisty zapewnia możliwości opatrzenia dokumentu elektronicznego podpisem zaufanym. Podpisanie pliku przez ePUAP daje możliwość potwierdzenia tożsamości jego posiadacza w usługach publicznych i pozwala na podpisywanie pism kierowanych do podmiotów publicznych w postaci elektronicznej, wskazując na określoną osobę, jej konto i czas dokonania tego podpisu (art. 20ad – 20c ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne).
Z kolei kwalifikowany podpis elektroniczny, zgodnie z art. 3 pkt 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE. L Nr 257, str. 73), oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Kwalifikowany podpis elektroniczny wywołuje skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu. Podpisanie pliku tym podpisem potwierdza tożsamości podpisującego zarówno w usługach publicznych, jak i niepublicznych.
Profil Zaufany
Profil zaufany to bezpłatne narzędzie, dzięki któremu użytkownik może potwierdzić swoją tożsamość w systemach elektronicznej administracji, a także sygnować dokument podpisem zaufanym. Profil zaufany służy wyłącznie do kontaktów z administracją publiczną (urzędami, ministerstwami itp.) i jest ważny przez 3 lata. Po upływie tego czasu można przedłużyć jego ważność na kolejne 3 lata. Profil zaufany może założyć każdy, kto dysponuje własnym numerem PESEL oraz pełną lub ograniczoną zdolnością do czynności prawnych.
Aby załatwić sprawę w urzędzie, najczęściej konieczne jest okazanie dokumentu tożsamości. Profil Zaufany jest takim właśnie dokumentem, który pozwala na identyfikację konkretnej osoby, gdy ta załatwia sprawę urzędową online. Dane przypisane do Profilu Zaufanego to imię (imiona), nazwisko, data urodzenia oraz numer PESEL. Oznacza to, że jedna osoba może mieć tylko jeden, unikalny Profil Zaufany.
Profil Zaufany może zostać wykorzystany do podpisania dowolnego dokumentu elektronicznego podpisem zaufanym, który jest integralną częścią każdego Profilu Zaufanego. W ten sposób można podpisać zarówno dokumenty zapisane na dysku komputera, jak i te przygotowane w formie formularzy elektronicznych dostępnych np. w ePUAP lub na innych platformach urzędowych.
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Kwalifikowany podpis elektroniczny to, w odróżnieniu do Profilu Zaufanego, narzędzie komercyjne, które można nabyć u certyfikowanych dostawców, nadzorowanych przez Ministra Cyfryzacji. Listę podmiotów udostępniających podpis kwalifikowany publikuje na swojej stronie Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert).
Wysokość opłaty za kwalifikowany podpis elektroniczny ustala podmiot oferujący tego typu narzędzie. Cena zależy w dużej mierze od okresu ważności certyfikatu (rok lub dwa lata) oraz od rodzaju urządzenia do składania podpisu elektronicznego (czytnik kart USB, token USB) lub w wersji mobilnej.
Wykorzystując kwalifikowany podpis elektroniczny, można podpisać m.in.:
- faktury elektroniczne
- umowy handlowe
- zarejestrować działalność gospodarczą
- pisma procesowe w sądowym postępowaniu upominawczym
- e-deklaracje podatkowe.
