Rezerwując salę, większość organizatorów patrzy na dwie liczby: metraż i maksymalną liczbę miejsc. Tymczasem o tym, czy spotkanie się uda, znacznie częściej decyduje coś, czego w cenniku nie widać, czyli sposób ustawienia stołów i krzeseł. To samo pomieszczenie potrafi raz sprzyjać burzliwej dyskusji, a raz skutecznie ją zdusić, jeśli układ nie pasuje do celu wydarzenia. Zanim więc zapytasz, ile osób się zmieści, warto najpierw ustalić, co te osoby mają w trakcie spotkania robić.
Podkowa: kiedy liczy się rozmowa, a nie słuchanie
Ustawienie w kształcie podkowy, czyli stoły rozstawione w literę U z otwartą przestrzenią pośrodku, to format dla spotkań, w których uczestnicy mają ze sobą rozmawiać. Każdy widzi każdego, prowadzący ma dostęp do środka i może podejść do dowolnej osoby, a wymiana zdań toczy się naturalnie, bo nikt nie patrzy w plecy sąsiada. Dlatego podkowa sprawdza się na warsztatach, szkoleniach z ćwiczeniami, naradach zarządu czy spotkaniach projektowych, gdzie liczy się zaangażowanie, a nie bierne przyswajanie treści.
Ten układ ma jednak swoją cenę. Zajmuje dużo miejsca w przeliczeniu na jednego uczestnika, więc w podkowie sala mieści zdecydowanie mniej osób niż w pozostałych wariantach. Dla porównania największa sala Hotelu Lechicka w ustawieniu podkowy przyjmie około pięćdziesięciu osób, choć w innym układzie pomieści ich znacznie więcej. To kompromis, na który warto pójść świadomie, gdy zależy nam na realnej interakcji, a nie tylko na obecności.
Klasowe i teatralne: praca z notatkami kontra czysta prelekcja
Układ klasowy, z rzędami stolików zwróconych w stronę prowadzącego, to wybór na wszystkie sytuacje, w których uczestnik musi coś zapisać, rozłożyć materiały, postawić laptopa albo wypełnić dokumenty. Daje komfort pracy i blat pod ręką, kosztem pojemności, bo stoły zabierają sporo przestrzeni. Najlepiej działa na szkoleniach certyfikowanych, kursach i dłuższych sesjach, w których robienie notatek jest częścią programu.
Ustawienie teatralne opiera się na odwrotnej logice. Same krzesła w rzędach, bez stołów, ustawione twarzą do sceny. Rezygnujesz z wygody pisania, ale w zamian mieścisz na tej samej powierzchni nawet kilkukrotnie więcej osób. To format dla prelekcji, premier, wykładów i konferencji z jednym mówcą na scenie, gdzie publiczność słucha i patrzy, a nie pracuje. W praktyce ta sama sala, która w podkowie obsłuży kilkadziesiąt osób, w wariancie teatralnym potrafi przyjąć ich nawet dwustu. Wybór między tymi dwoma układami to tak naprawdę wybór między komfortem pojedynczego uczestnika a liczbą uczestników w ogóle.
Jedno pomieszczenie, kilka scenariuszy
Najwygodniej jest wtedy, gdy nie trzeba wybierać raz na zawsze. Dobrze wyposażona sala konferencyjna w Poznaniu powinna pozwalać na zmianę aranżacji w zależności od punktu programu, bo jedno wydarzenie często łączy kilka formatów: poranna prelekcja w układzie teatralnym, później warsztaty w podkowie, a po przerwie praca w ustawieniu klasowym.
Hotel Lechicka udostępnia pięć sal konferencyjno-szkoleniowych, a każda z nich daje do wyboru wszystkie trzy warianty, czyli podkowę, układ klasowy oraz teatralny. Sale różnią się skalą, od kameralnej przestrzeni na kilka osób po dużą salę przyjmującą w ustawieniu teatralnym do dwustu uczestników, więc do jednego wydarzenia można dobrać pomieszczenie pod konkretny etap, zamiast naginać scenariusz do ograniczeń jednej przestrzeni. Wszystkie są klimatyzowane, mają dostęp do internetu i panoramiczny widok na miasto, co przy dłuższych spotkaniach przekłada się na komfort uczestników nie mniej niż sam układ krzeseł.
Dodane przez Mikołaj Czarnecki
Doświadczony dziennikarz portalu Nowiny Zabrzańskie. Specjalizuje się w tematyce lokalnej Zabrza i regionu Górnego Śląska. Pasjonat spraw społecznych, kulturalnych i historycznych miasta.
