Współpraca z biurem rachunkowym przypomina relację z lekarzem lub zaufanym mechanikiem. Opiera się na zaufaniu, wiedzy eksperckiej i poczuciu, że ktoś dba o niezwykle ważny obszar naszego życia – w tym przypadku o finansowy kręgosłup naszej firmy. Dlatego decyzja o zmianie księgowego często jest trudna i odkładana w czasie. Boimy się zamieszania, procesu przenoszenia dokumentów i wdrażania nowej osoby w arkana naszego biznesu.
Jednak tkwienie w relacji, która przestała służyć naszej firmie, może być znacznie bardziej kosztowne niż sam proces zmiany. Niewłaściwa obsługa księgowa nie tylko generuje stres, ale realnie hamuje rozwój i naraża przedsiębiorstwo na poważne ryzyko finansowe.
Jak więc rozpoznać ten moment? Kiedy powiedzieć “sprawdzam” i zacząć szukać nowego partnera? Oto 5 sygnałów ostrzegawczych, których nie możesz ignorować.
1. Kontakt jest utrudniony, a o zmianach dowiadujesz się z mediów
Twój księgowy jest jak duch? Odzywa się tylko raz w miesiącu, wysyłając fakturę, a na odpowiedź na prostego maila czekasz kilka dni? O kluczowych zmianach w podatkach czy ZUS dowiadujesz się z internetu, a nie od osoby, która powinna być Twoim przewodnikiem po świecie przepisów? To czerwona flaga. Dobry księgowy to proaktywny partner. Informuje z wyprzedzeniem o nadchodzących zmianach (takich jak rewolucja KSeF!), dopytuje o plany inwestycyjne i jest dostępny, gdy go potrzebujesz.
2. Pojawiają się błędy, opóźnienia i wezwania z urzędów
Terminowość i dokładność to absolutna podstawa w księgowości. Jeśli zdarzają się pomyłki w deklaracjach, opóźnienia w wysyłce dokumentów do ZUS, a Ty odbierasz nerwowe telefony z urzędu skarbowego, to znak, że obecna obsługa nie spełnia elementarnych standardów. Każdy taki błąd to Twoje ryzyko, Twój stres i Twoje potencjalne koszty w postaci odsetek karnych. Profesjonalna księgowość ma zapewniać spokój, a nie generować nowe problemy.
3. Twoje biuro mentalnie tkwi w poprzedniej dekadzie
Nadal musisz dostarczać wszystkie faktury osobiście w papierowej teczce? Nie ma mowy o cyfrowym obiegu dokumentów, a na pytanie o KSeF (Krajowy System e-Faktur, obowiązkowy od 2026 roku!) Twój księgowy tylko macha ręką? To sygnał, że biuro nie nadąża za cyfrową transformacją. Nowoczesna księgowość wykorzystuje technologię, by ułatwić Ci życie – pozwala przesyłać dokumenty online, daje dostęp do danych 24/7 i jest gotowa na technologiczne wyzwania przyszłości.
4. Księgowy jest tylko “wpisywaczem faktur”, a nie doradcą
Czy Twoja współpraca ogranicza się do przekazania dokumentów i otrzymania informacji o wysokości podatku? Czy kiedykolwiek usłyszałeś od swojego księgowego pytanie o rentowność poszczególnych usług, sugestię optymalizacji kosztów czy analizę płynności finansowej? Jeśli nie, to płacisz tylko za zapisywanie przeszłości. Dobra księgowość przekuwa dane w informacje. Partner księgowy powinien być Twoim pierwszym doradcą finansowym, który pomaga Ci zrozumieć liczby i podejmować na ich podstawie lepsze decyzje.
5. Czujesz, że Twoja firma “przerosła” dotychczasowe biuro
Kiedy zakładałeś jednoosobową działalność, Twoje biuro było wystarczające. Ale firma się rozwinęła – zatrudniasz pracowników, przekształciłeś się w spółkę, planujesz wziąć leasing czy ubiegać się o kredyt inwestycyjny. Jeśli na te tematy Twój księgowy reaguje niepewnością lub brakiem kompetencji, to znak, że Twoje potrzeby przerosły jego możliwości. Twój partner księgowy musi być w stanie rosnąć razem z Tobą.
Zmiana to nie problem, to decyzja strategiczna
Jeśli rozpoznałeś swoją sytuację w którymś z powyższych punktów, to prawdopodobnie najlepszy czas na podjęcie decyzji o zmianie. Wiemy, że ten proces może budzić obawy. W praktyce jednak profesjonalne biuro przeprowadzi Cię przez niego sprawnie i bezboleśnie.
W KRSH Sterling & Honest (krsh.pl) na Śląsku wierzymy, że księgowość to usługa oparta na partnerstwie i zaufaniu. Jesteśmy proaktywni, nowocześni i gotowi, by być realnym wsparciem dla Twojego biznesu. Skontaktuj się z nami.
Dodane przez Mikołaj Czarnecki
Doświadczony dziennikarz portalu Nowiny Zabrzańskie. Specjalizuje się w tematyce lokalnej Zabrza i regionu Górnego Śląska. Pasjonat spraw społecznych, kulturalnych i historycznych miasta.
