Nowy trend w rekrutacji zdobywa firmy z zaskoczenia. Nie chodzi już tylko o dobre CV, onboarding i atrakcyjne benefity. Sukces zaczyna się… przed pierwszym dniem pracy.
Czym jest preboarding?
Preboarding to przemyślany zestaw działań mających na celu zbudowanie relacji z nowym pracownikiem jeszcze zanim przekroczy próg biura. To faza, która poprzedza tradycyjny onboarding i która może zdecydować o tym, czy nowozatrudniona osoba pojawi się w firmie w poniedziałek rano – czy jednak zniknie bez śladu, zostawiając rekrutera w niedowierzaniu.
W uproszczeniu: preboarding to nie tylko organizacja formalności, ale również troska o emocje i doświadczenia nowej osoby. Chodzi o to, aby kandydat nie czuł się jak “kolejny formularz do przetworzenia”, ale jak pełnoprawny członek zespołu – zanim jeszcze zacznie pracę.
Jak podkreślono na stronie https://cleverstaff.net/blog/pl/preboarding/, odpowiednio zaplanowany i przeprowadzony preboarding może znacząco zmniejszyć rotację, zwiększyć zaangażowanie oraz skrócić czas osiągnięcia pełnej produktywności pracownika.
Dlaczego firmy wdrażają preboarding?
Rosnąca konkurencja na rynku pracy wymusza na pracodawcach kreatywność i szybkość działania. Jednym z najskuteczniejszych sposobów, aby wyróżnić się w oczach kandydata, jest preboarding. Dlaczego?
1. Zmniejsza ryzyko ghostingu
Zjawisko „ghostingu” – czyli nagłego znikania kandydata bez informacji – to bolączka wielu działów HR. Preboarding buduje relację, wzmacnia więź z firmą i sprawia, że nowa osoba czuje się zobowiązana do pojawienia się w pracy.
2. Przyspiesza adaptację
Przekazanie kluczowych dokumentów, harmonogramu pierwszego dnia czy materiałów szkoleniowych jeszcze przed rozpoczęciem pracy sprawia, że nowy pracownik wchodzi do firmy przygotowany. Efekt? Mniej pytań, mniej stresu, więcej działania od samego początku.
3. Buduje pozytywne doświadczenie kandydata
Kandydaci, którzy czują się zaopiekowani i mile widziani, są bardziej lojalni wobec pracodawcy. To inwestycja w ich długofalowe zaangażowanie i mniejsze ryzyko szybkiego odejścia.
Co powinien zawierać skuteczny preboarding?
Program preboardingu może różnić się w zależności od firmy, ale są elementy uniwersalne, które warto w nim uwzględnić:
-
Wczesny dostęp do dokumentów: pozwala spokojnie zapoznać się z regulaminami, polityką firmy czy strukturą organizacyjną.
-
Organizacja spotkań online: np. wirtualny spacer po biurze, poznanie zespołu przez wideokonferencję.
-
Szkolenia wprowadzające: krótkie kursy e-learningowe przygotowujące do pracy.
-
Czat onboardingowy: kanał komunikacji, w którym nowy pracownik może zadawać pytania i otrzymywać szybkie odpowiedzi.
-
Checklista zadań: lista kroków do wykonania przed pierwszym dniem, z możliwością śledzenia postępów.
-
Wyznaczenie opiekuna: tzw. „buddy” może służyć pomocą, odpowiadać na pytania i pomagać w pierwszych tygodniach.
Jak wdrożyć preboarding krok po kroku?
Opracowanie programu preboardingu nie musi być skomplikowane. Poniższy schemat może być punktem wyjścia:
Krok 1: Zdefiniuj cele
Zastanów się, co chcesz osiągnąć: szybsze wdrożenie, lepszą komunikację, obniżenie kosztów rotacji? Jasno określone cele pozwalają dobrać odpowiednie narzędzia i działania.
Krok 2: Stwórz zestaw materiałów
Zbierz dokumenty, szkolenia, filmy i wiadomości powitalne. Zadbaj o spójną narrację i prosty język. Unikaj branżowego żargonu – nowy pracownik może jeszcze go nie znać.
Krok 3: Zaplanuj komunikację
Zdecyduj, kto i kiedy kontaktuje się z kandydatem. Ważna jest konsekwencja: brak odpowiedzi przez tydzień po podpisaniu umowy to najprostszy sposób, by stracić nową osobę.
Krok 4: Zbieraj feedback
Po wdrożeniu warto zapytać nowego pracownika, co zadziałało, a co nie. Takie informacje pomagają stale ulepszać proces.
Lista: Najczęstsze błędy w preboardingu
-
Brak struktury: chaos w dokumentach i brak jasnych instrukcji demotywują i dezorientują.
-
Długi brak kontaktu: cisza po podpisaniu umowy to błąd. Kandydat powinien czuć, że ktoś o niego dba.
-
Zbyt ogólne treści: automatyczne wiadomości bez personalizacji są odbierane jako obojętność.
-
Przeładowanie informacjami: zbyt dużo materiałów naraz zniechęca. Lepsze są małe, przystępne porcje.
-
Brak narzędzi do komunikacji: nie wystarczy e-mail. Warto wdrożyć czaty, platformy LMS, krótkie quizy i wideo.
Technologie, które wspierają preboarding
W nowoczesnym środowisku pracy proces preboardingu można zautomatyzować i ułatwić dzięki technologii. Oto przykłady narzędzi:
-
Platformy LMS: umożliwiają udostępnianie kursów, testów, quizów i materiałów multimedialnych.
-
Systemy ATS z modułem preboardingowym: pozwalają śledzić postępy nowego pracownika jeszcze przed jego rozpoczęciem pracy.
-
Narzędzia do wideo: krótki film powitalny od CEO lub lidera zespołu może zdziałać więcej niż tysiąc słów.
-
Interaktywne checklisty: wspierają przejrzystość i pomagają monitorować przebieg procesu.
Preboarding jako przewaga konkurencyjna
W świecie, gdzie najlepsze talenty mogą wybierać spośród wielu ofert, liczy się szybkość, transparentność i podejście skoncentrowane na człowieku. Preboarding nie tylko poprawia statystyki HR, ale przede wszystkim pokazuje kandydatom, że są dla firmy ważni.
To, jak pracownik czuje się przed rozpoczęciem pracy, wpływa na to, jak będzie pracował później.
Dodane przez Mikołaj Czarnecki
Doświadczony dziennikarz portalu Nowiny Zabrzańskie. Specjalizuje się w tematyce lokalnej Zabrza i regionu Górnego Śląska. Pasjonat spraw społecznych, kulturalnych i historycznych miasta.
